Assemblea: Convocazione e Verbalizzazione

CONVOCAZIONE/AUTOCONVOCAZIONE ASSEMBLEARE e VERBALIZZAZIONE

TEORIA E PRATICA

 

*L’ assemblea è l’organo deliberativo del Condominio, e cioè quello che assume le decisioni atte a consentire la gestione del Condominio stesso, dalla nomina dell’amministratore, all’approvazione delle spese, all’esecuzione dei lavori straordinari.

*All’assemblea sono specificamente dedicati diversi articoli del Codice Civile quali il 1135 che ne stabilisce le attribuzioni, il 1136 che ne disciplina la costituzione e la validità delle delibere assunte, nonché il 1137 relativo alle impugnazioni e l’art. 66 delle Disposizioni di Attuazione che si occupa in particolare dei vari aspetti attinenti alla convocazione, ma riferimenti all’assemblea si trovano sparsi anche in altri tra gli articoli del Codice che si occupano del Condominio (artt. 1117/1139 – 61/72 disp.att.).

*Oltre che essere tecnicamente un organo del Condominio, l’assemblea costituisce altresì un momento fondamentale della vita condominiale, ragione per cui l’argomento verrà affrontato in diverse lezioni di questo corso, dedicate all’esame ed all’approfondimento dei vari punti, quali le maggioranze non piuttosto che le impugnazioni, mentre in questa lezione ci occuperemo esclusivamente di ciò che attiene alla convocazione ed alla verbalizzazione, aspetti peraltro fondamentali per intraprendere l’attività di amministratore.

 

LA CONVOCAZIONE

*Come anticipato la normativa di riferimento è costituita dall’art. 66 delle disp. att. C.C. che prevede tempi e modalità per l’invio agli aventi diritto dell’avviso di convocazione dell’assemblea, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno: per prima cosa l’amministratore dovrà quindi predisporre un Ordine del Giorno il quale dovrà innanzitutto contenere l’indicazione del luogo e dell’ora, nonché ovviamente della data prevista per dell’adunata.

* Quanto alla data, innanzitutto si osserva che già nella versione originaria del Codice Civile erano previste a garanzia della partecipazione degli aventi diritto, una 1° ed una 2° convocazione, con diversi e più ridotti quorum costitutivi per la seconda convocazione, scelta che, discutibilmente, è stata mantenuta anche nel Codice novellato.

* Nella pratica quindi per la 1° convocazione vengono normalmente indicati una data, ma soprattutto un orario, scelti in modo tale da far sì che nessuno si presenti, così che l’assemblea possa tenersi direttamente nella data indicata per la 2° convocazione con abbattimento dei relativi quorum costitutivi e deliberativi: il citato art. 66 precisa che in 2° convocazione l’assemblea non può tenersi nello stesso giorno solare della 1°, e quindi normalmente nell’Avviso per la 2° convocazione viene indicato il giorno successivo.

* Nella scelta della data e dell’ora si dovranno ovviamente tenere presente la specifica situazione del condominio e le esigenze manifestate dai condomini, in modo da assicurare almeno potenzialmente la partecipazione del maggior numero di persone possibile: le assemblee potranno quindi svolgersi negli orari serali, come avviene generalmente per gli edifici con un grande numero di condomini, in modo da consentire a coloro che lavorano di poter partecipare, oppure nel tardo pomeriggio, orario che sarà preferito negli stabili con pochi condomini soprattutto anziani.

* Con particolare riferimento alle seconde case poi le assemblee potranno svolgersi anche in periodi feriali, quali le vacanze invernali per le case in montagna o quelle estive per le case al mare.

* Anche la scelta del luogo in cui si terrà l’assemblea è importante, nel senso che si dovranno prediligere locali facilmente raggiungibili ed accessibili, così come è importante che nell’avviso di convocazione venga correttamente indicato: l’assemblea si potrà quindi tenere anche a casa di un condomino che si presta, cosa che accade soprattutto in quelle realtà in cui lo stabile è composto da poche unità pressoché integralmente abitate dagli stessi proprietari e magari l’amministratore è uno dei  condomini, oppure nei locali della parrocchia posti nelle vicinanze dell’edificio, o ancora nello studio dell’amministratore;

* Fondamentale importanza assumono ovviamente gli argomenti posti all’Ordine del Giorno -che deve essere indicato nell’Avviso di convocazione- essendo su tali questioni che in sede assembleare si andrà a discutere e soprattutto a deliberare: è quindi essenziale che gli argomenti su cui l’assemblea è chiamata ad assumere una qualche decisione siano correttamente indicati quali punti all’Ordine del giorno, e ciò affinché ciascun condomino -o meglio avente diritto- venga posto in condizione di scegliere se partecipare o meno all’assemblea sia personalmente sia attraverso il conferimento di eventuale delega con relativa indicazione di voto.

* L’indicazione delle varie ed eventuali ha invece come scopo quello di consentire di portare all’attenzione dell’assemblea questioni che non sono state poste all’Ordine del giorno, magari perché attinenti a problematiche sorte successivamente all’invio dell’Avviso di convocazione: in questo caso quindi l’assemblea potrà ovviamente discuterne, ma non adottare vere e proprie delibere, e ciò a tutela dei condomini assenti o di coloro che hanno conferito delega i quali, non essendo l’argomento indicato all’Ordine del giorno, non sono stati messi in condizione di scegliere se partecipare o meno all’assemblea.

*Sempre al fine di consentire la partecipazione del maggior numero di persone possibile il citato art. 66 fornisce altresì indicazioni chiare circa i tempi della convocazione, disponendo che l’Avviso debba essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’assemblea in prima convocazione: detto tempo è ritenuto infatti il termine minimo per consentire agli aventi diritto di organizzare i propri impegni o di trovare eventualmente un sostituto cui conferire la delega per la partecipazione e conseguentemente, qualora detto termine non venga rispettato, le delibere assunte dall’assemblea saranno per tale motivo annullabili

 

*L’articolo suddetto indica espressamente anche i mezzi da utilizzare per la convocazione, individuandoli in quelli che consentono di avere una data certa, quali raccomandata, posta certificata, fax, consegna a mano che consentono di appunto di verificare la correttezza temporale dell’invio nonché ovviamente dei destinatari;

 

AVENTI DIRITTO

*Come già accennato l’assemblea è la sede in cui si assumono le decisioni più importanti relativamente alla vita condominiale ed è quindi fondamentale che chi ha diritto di partecipare all’assemblea venga posto in condizione di farlo, ricevendo per tempo l’avviso di convocazione contenente la chiara indicazione degli argomenti di cui discutere e deliberare.

*Per garantire tale diritto il mancato rispetto delle regole attinenti alla convocazione ha come conseguenza il rendere le decisioni eventualmente assunte annullabili ad istanza interessati, ed tale fine è dunque altresì fondamentale appurare chi sono i cosiddetti aventi diritto, in modo da potere inviare loro l’avviso di convocazione, ed evitare così possibili impugnazioni.

*L’introduzione dell’obbligo di tenuta del registro di anagrafe condominiale da parte della legge di riforma del Condominio (legge n° 220 dell’11 dicembre 2012, in vigore dal 18 giugno 2013), che all’art. 1130 C.C. nell’individuare le attribuzioni dell’amministratore, al punto 6 prevede appunto la tenuta del suddetto registro, ha reso l’individuazione degli aventi diritto molto più semplice, e soprattutto non più lasciata a quel misto tra zelo dell’amministratore e collaborazione da parte dei condomini che caratterizzava il periodo ante riforma.

* Attraverso l’anagrafe condominiale infatti l’amministratore acquisisce le generalità di tutti coloro che hanno a vario titolo diritto (singoli proprietari e titolari di reali/personali di godimento) a partecipare alle assemblee: ma soprattutto è stato finalmente codificato da un lato il dovere dei condomini a comunicare -per iscritto ed entro 60 giorni-  le eventuali variazioni dati, e dall’altro il correlato diritto dell’amministratore, qualora i soggetti non collaborino, esperita infruttuosamente il tentativo di richiesta a mezzo raccomandata, di procurarsi tali dati a loro cura e spese.

* Tra gli aventi diritto a partecipare all’assemblea e quindi a ricevere il relativo avviso di convocazione troviamo innanzitutto quelli che vengono definiti come condomini e cioè i titolari del diritto di proprietà (su una -o più- unità immobiliare facente parte del condominio): qualora una stessa unità immobiliare appartenga a più persone, l’avviso di convocazione dovrà essere inviato a tutti i comproprietari;

* Tale avviso dovrà altresì pervenire anche a tutti i titolari del diritto di nuda proprietà nonché ai relativi usufruttuari, i quali per espressa previsione di cui all’art. 67, commi 5 e 6 delle disp. att. C. C. hanno diritto di voto per quanto attiene all’ordinaria amministrazione e nelle altre ipotesi ivi previste.

* Circa la convocazione dei conduttori i quali ai sensi dell’art. 10 della Legge n° 392/’78 in materia locatizia, hanno diritto di voto in luogo del proprietario per quanto attiene alle delibere “relative alle spese e alle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e di condizionamento d’aria” la giurisprudenza non è peraltro univoca, nel senso che per il passato tendeva a ritenere che detto obbligo gravasse sul proprietario e non sull’amministratore, mentre attualmente sembra avere cambiato orientamento:

 

AUTOCONVOCAZIONE

*Anche per quanto attiene all’autoconvocazione la disciplina normativa è contenuta innanzitutto nell’art. 66 disp. att. C.C. il quale, dopo aver specificato che l’assemblea si tiene innanzitutto in via ordinaria per quanto previsto dall’art. 1135 C.C., chiarisce che l’assemblea si tiene altresì in via straordinaria quando ne venga ravvisata l’opportunità dall’amministratore od appunto dai condomini.

*Anche il singolo condomino potrà inoltrare all’amministratore specifica richiesta -ed anzi, l’art. 1129, comma 11, C.C. nel testo novellato prevede espressamente detta ipotesi qualora vengano ravvisate gravi irregolarità fiscali, anche al fine di revocare il mandato- ma, onde evitare il proliferare di assemblee straordinarie su questioni che non rivestono interesse per la generalità dei condomini, il legislatore ha previsto che solo quando la richiesta proviene da almeno due condomini che rappresentino 1/6 del valore millesimale dell’edificio, l’amministratore è obbligato a convocarla.

*In tal caso i condomini dovranno quindi inoltrare la relativa richiesta all’amministratore (a mezzo raccomandata a/r o tramite consegna a mani, in modo da potere dimostrare il momento della ricezione), richiesta che dovrà contenere le generalità dei richiedenti ed il valore millesimale delle relative proprietà, nonché l’argomento (o gli argomenti) di cui si intende discutere e deliberare, e da porre quindi all’ordine del giorno.

*La richiesta di convocazione così redatta dovrà altresì essere sottoscritta dai condomini, i quali -decorsi infruttuosamente dieci giorni dall’avvenuto ricevimento da parte dell’amministratore- potranno procedere direttamente all’autoconvocazione: il termine suddetto peraltro è quello entro il quale l’amministratore deve rispondere ai condomini, e non quello entro il quale l’assemblea deve essere convocata, onde consentire di avere comunque il tempo necessario per procedere rispettando altresì i termini previsti per la corretta convocazione (i 5 gg prima) senza incorrere nel rischio di annullabilità delle eventuali delibere assunte.

*Per l’ipotesi in cui l’amministratore non provveda, come detto i condomini potranno allora convocare direttamente l’assemblea, con le stesse regole e modalità previste per la convocazione da parte dell’amministratore.

 

COSTITUZIONE

*Che si sia trattato di convocazione da parte dell’amministratore o di autoconvocazione ad opera dei condomini, nel giorno stabilito per l’adunanza -o meglio, come si è visto, per quello relativo alla 2° convocazione- coloro tra gli aventi diritto che hanno l’intenzione o la possibilità di partecipare, personalmente o attraverso le deleghe, finalmente si riuniranno dando così vita all’assemblea:

*Indipendentemente dagli argomenti posti all’Ordine del Giorno, e quindi dalla possibilità di assumere o meno delle decisioni, il Codice prevede peraltro che l’assemblea possa dirsi validamente costituita solo quando la riunione possa contare sulla partecipazione di un certo numeri di soggetti, che rappresentino un certo minimo valore millesimale, e cioè quando si raggiunga quello che viene tecnicamente definito come quorum costitutivo in quanto, al di sotto di una certa soglia, si ritiene non possa essere espressa validamente quella volontà collegiale caratterizzante la realtà condominiale.

*Detto quorum è particolarmente alto per le riunioni in 1° convocazione, laddove per la valida costituzione è richiesta la presenza della maggioranza dei condomini che rappresenti almeno i 2/3 del valore millesimale dell’edificio, mentre si abbassa notevolmente in 2° convocazione, essendo in tal caso sufficiente la presenza di 1/3 dei condomini che rappresenti almeno 1/3 del valore millesimale dell’edificio.

*Quando detti quorum sono raggiunti l’assemblea sarà quindi validamente costituita e potrà iniziare il proprio lavoro di discussione e delibera sugli argomenti posti all’Ordine del giorno, salvo poi non potere eventualmente assumere alcuna decisione per mancanza dei rispettivi quorum deliberativi, argomento che sarà peraltro oggetto di altra specifica lezione dedicata appunto alle maggioranze.

 

VERBALIZZAZIONE

*In ogni caso, e cioè anche quando l’assemblea non potrà essere validamente costituita per mancanza del quorum, ciò verrà riportato nel registro dei verbali delle assemblee di cui l’amministratore deve curare la tenuta secondo quanto disposto dall’art. 1130 n° 7 C.C.

*L’art.1136 u.c. C.C. prevede altresì espressamente che delle riunioni assembleari venga redatto un processo verbale, da trascriversi appunto nell’apposito registro tenuto dall’amministratore -registro a cui, qualora esistente deve essere allegato il regolamento di condominio- ed in cui devono essere annotate le eventuali mancate costituzioni, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.

*La verbalizzazione costituisce quindi un aspetto fondamentale dell’attività dell’amministratore di condominio ma anche per i condomini -o per coloro che a vario titolo partecipano all’assemblea- essendo il verbale il documento in cui si attesta quanto accaduto in assemblea e si riportano le decisioni ivi assunte.

*Un verbale redatto in forma chiara, dal quale sia immediatamente possibile verificare la sussistenza o meno del quorum costitutivo, stante la chiara indicazione delle presenze, con la specifica di eventuali deleghe e millesimi, ed ove per ogni argomento posto all’Ordine del giorno sia altrettanto facilmente verificabile la votazione effettuata, e quindi il raggiungimento o meno delle maggioranze necessarie per adottare quella particolare delibera, costituisce quindi il primo elemento utile per evitare errori ed equivoci nella gestione.

Avv. Patrizia Trabucco

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